Déclaration de confidentialité de Soleo:
La présente déclaration de confidentialité s’applique à Soleo Groep B.V. et à ses filiales (ci-après dénommées collectivement : Soleo).
Soleo Groep B.V.
Leeuwenbrug 109,
7411 TH Deventer
Tél. : +31(0)88 777 08 88
E-mail : info@soleo.nl
Numéro d’immatriculation à la Chambre de commerce (KvK) : 71239294
1. Qui est responsable du traitement ?
Soleo est responsable du traitement des données à caractère personnel décrit dans la présente déclaration de confidentialité, dans la mesure où nous déterminons nous-mêmes les finalités et les moyens du traitement.
Délégué à la protection des données / Data Protection Officer
Soleo a désigné un délégué à la protection des données (DPO). Le DPO veille au respect de la législation relative à la protection de la vie privée au sein de notre organisation et est la personne de contact pour toute question concernant le traitement des données à caractère personnel.
Vous avez des questions concernant la présente déclaration de confidentialité ou vous souhaitez exercer vos droits en matière de protection des données ? Contactez-nous à l’adresse dpo@soleo.nl.
2. Quand la présente déclaration de confidentialité s’applique-t-elle ?
La présente déclaration de confidentialité s’applique lorsqu’une entreprise du groupe Soleo détermine elle-même les finalités et les modalités du traitement des données à caractère personnel. C’est notamment le cas lorsque vous :
- consultez notre site web ;
- prenez contact avec nous ;
- demandez une offre ou des informations ;
- postulez à un emploi ;
- êtes client, fournisseur ou relation d’affaires ;
- visitez l’un de nos sites.
Traitement pour le compte de clients
Soleo fournit des services de contact client à différents clients. Dans ce cadre, nous traitons également des données à caractère personnel pour le compte de ces clients. Dans ces situations, le client détermine les finalités et les modalités du traitement des données à caractère personnel et Soleo agit en qualité de sous-traitant. Pour plus d’informations sur ce traitement, nous vous invitons à consulter la déclaration de confidentialité du client concerné.
3. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?
Les données à caractère personnel que nous traitons dépendent de la nature de vos interactions avec Soleo. Nous traitons uniquement les données à caractère personnel nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Visiteurs du site web et demandes de contact
Lorsque vous consultez notre site web ou nous contactez par l’intermédiaire de celui-ci, nous pouvons traiter les données suivantes :
- adresse IP ;
- données relatives au navigateur et à l’appareil ;
- pages consultées et préférences en matière de cookies ;
- nom et coordonnées ;
- nom de l’entreprise et fonction ;
- contenu de votre question ou de votre message.
Vous trouverez de plus amples informations sur l’utilisation des cookies dans notre déclaration relative aux cookies.
Clients, fournisseurs et relations d’affaires
Lorsque vous êtes en contact avec Soleo pour le compte d’une organisation, nous pouvons notamment traiter les données suivantes :
- nom ;
- fonction ;
- nom de l’entreprise ;
- adresse e-mail professionnelle et numéro de téléphone ;
- correspondance, rendez-vous et données contractuelles ;
- données de paiement, données de facturation et autres données nécessaires à notre administration financière.
Candidats
Lorsque vous postulez auprès de Soleo, nous pouvons notamment traiter les données suivantes :
- nom, adresse et coordonnées ;
- curriculum vitæ et lettre de motivation ;
- formation et expérience professionnelle ;
- disponibilité ;
- notes et correspondance relatives à la procédure de recrutement ;
- autres données que vous fournissez vous-même au cours de la procédure.
Newsletters et autres communications
Lorsque vous vous inscrivez à une newsletter, à un événement ou à une autre communication, nous pouvons traiter votre nom, votre adresse e-mail, votre organisation et vos préférences de communication.
Visiteurs de nos sites
Lorsque vous visitez un site de Soleo, nous pouvons traiter des données à caractère personnel à des fins d’accueil, de contrôle d’accès, de sûreté et de sécurité. Il peut s’agir, par exemple, de votre nom, de votre organisation, de votre personne de contact ainsi que de vos heures d’arrivée et de départ.
4. À quelles fins traitons-nous les données à caractère personnel ?
Soleo traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :
- répondre aux questions et aux demandes de contact ;
- établir des offres, conclure et exécuter des contrats ;
- entretenir les contacts avec les clients, les fournisseurs et les autres relations d’affaires ;
- traiter les candidatures et recruter de nouveaux collaborateurs ;
- envoyer les newsletters et autres communications auxquelles vous vous êtes inscrit ;
- organiser des réunions et des événements ;
- tenir une administration financière et commerciale ;
- sécuriser nos sites web, systèmes, informations et sites ;
- améliorer notre site web, nos services et nos processus d’entreprise ;
- traiter les réclamations, les litiges et les demandes des personnes concernées ;
- respecter les obligations légales.
Nous traitons les données à caractère personnel exclusivement aux fins susmentionnées ou à une finalité compatible avec celles-ci, dans la mesure où la loi l’autorise.
5. Sur quelle base traitons-nous les données à caractère personnel ?
Soleo ne traite des données à caractère personnel que lorsqu’une base juridique valable le permet. Selon la situation, nous fondons le traitement sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :
Exécution d’un contrat
Nous traitons des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec vous ou à l’accomplissement, à votre demande, de démarches préalables à la conclusion d’un contrat. Cela s’applique, par exemple, à une demande d’offre, à une candidature ou à un contrat avec un fournisseur.
Obligation légale
Nous sommes parfois légalement tenus de traiter ou de conserver des données à caractère personnel. C’est notamment le cas des données faisant partie de notre administration financière ou nécessaires au respect de nos obligations fiscales.
Intérêt légitime
Nous pouvons traiter des données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire aux fins d’un intérêt légitime poursuivi par Soleo ou par un tiers et que vos intérêts en matière de protection de la vie privée ne prévalent pas. Cela peut notamment être le cas pour :
- entretenir les relations d’affaires ;
- améliorer et sécuriser notre site web et nos systèmes ;
- sécuriser nos sites ;
- prévenir et examiner la fraude, les abus et les incidents ;
- constater, exercer ou défendre des droits en justice.
Pour ces traitements, nous mettons préalablement en balance nos intérêts et les conséquences potentielles pour votre vie privée.
Consentement
Dans certaines situations, nous traitons des données à caractère personnel sur la base de votre consentement. C’est notamment le cas pour certains cookies ou pour la conservation prolongée des données de candidature.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant le moment où vous avez retiré votre consentement.
6. Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ?
Soleo traite les données à caractère personnel de manière confidentielle et ne les communique à des tiers que lorsque cela est nécessaire à l’exécution de nos services, au respect d’une obligation légale ou lorsque vous y avez consenti.
Les données à caractère personnel peuvent notamment être partagées avec :
- des fournisseurs qui nous assistent dans nos activités, tels que des fournisseurs informatiques et de logiciels ;
- des parties chargées de l’hébergement et de la sécurité de nos systèmes et sites web ;
- des experts-comptables, des conseillers ou d’autres prestataires de services, dans la mesure où cela est nécessaire à l’exercice de leurs missions ;
- des autorités publiques ou de contrôle lorsque la loi nous oblige à leur communiquer ces données.
Lorsqu’un tiers traite des données à caractère personnel pour le compte de Soleo, nous concluons, si la loi l’exige, un contrat de sous-traitance prévoyant des dispositions relatives au traitement soigneux et sécurisé de ces données.
Nous ne vendons jamais de données à caractère personnel à des tiers.
7. Transfert de données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (EEE)
Soleo traite autant que possible les données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen (EEE).
Lorsque des données à caractère personnel sont néanmoins traitées en dehors de l’EEE, nous veillons à ce que ce traitement n’ait lieu que si des garanties appropriées ont été mises en place, telles que les clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne ou un autre fondement de transfert autorisé par la loi.
8. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?
Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si un délai légal de conservation s’applique ou si une conservation plus longue est nécessaire au règlement d’un litige ou au respect d’une obligation légale.
Les principaux délais de conservation sont les suivants :
| Catégorie | Délai de conservation |
| Demandes de contact et demandes d’offre | Maximum 2 ans après le dernier contact |
| Données relatives aux clients, fournisseurs et relations d’affaires | Pendant la durée du contrat, puis aussi longtemps que la loi l’exige |
| Administration financière | 7 ans |
| Données de candidature | Jusqu’à 4 semaines après la clôture de la procédure, ou au maximum 1 an avec votre consentement |
| Données relatives aux newsletters | Jusqu’à la désinscription |
9. Comment sécurisons-nous les données à caractère personnel ?
Soleo prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre la perte, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, l’altération ou la divulgation.
Nos mesures de sécurité comprennent notamment :
- la sécurisation des accès et la gestion des autorisations ;
- des connexions chiffrées lorsque cela est approprié ;
- la surveillance et la journalisation des systèmes ;
- des dispositifs de sauvegarde et de restauration ;
- la sensibilisation des collaborateurs à la sécurité et à la protection de la vie privée ;
- l’évaluation périodique de nos mesures de sécurité.
Nous disposons en outre de procédures permettant de signaler et de traiter les incidents de sécurité et les violations de données à caractère personnel.
10. Utilisation de l’IA et assistance automatisée
Soleo utilise, dans certains domaines, des outils numériques, notamment des applications fondées sur l’intelligence artificielle (IA), afin de soutenir ses processus d’entreprise et ses services.
Lorsque l’IA est utilisée dans le cadre de traitements pour lesquels Soleo agit en qualité de responsable du traitement, cette utilisation s’effectue toujours sous responsabilité humaine et dans le respect de la législation et de la réglementation applicables. L’IA n’est pas utilisée pour prendre, sans intervention humaine, des décisions produisant des effets juridiques à l’égard des personnes concernées ou les affectant de manière significative.
Avant toute utilisation de l’IA, nous évaluons les risques pour la vie privée et la sécurité et prenons des mesures appropriées afin de protéger les données à caractère personnel.
11. Cookies
Nos sites web utilisent des cookies et des technologies similaires afin d’assurer leur bon fonctionnement, d’analyser leur utilisation et, si vous y consentez, d’améliorer votre expérience utilisateur.
Vous trouverez de plus amples informations sur les cookies que nous utilisons et sur la manière de modifier vos préférences en matière de cookies dans notre déclaration distincte relative aux cookies.
